داشبورد هوشمند و افزایش چابکی سازمان

داشبورد هوشمند و افزایش چابکی سازمان

داشبورد هوشمند و افزایش چابکی سازمان

 ترجمه شده از مجله کسب و کار هاروارد.

تیم روابط عمومی هرمس کپیتال 

در دنیای امروز فشار زیادی روی سازمان‌­ها و شرکت‌­ها وجود دارد که زیرساخت­‌های خود را به بسترهای دیجیتال منتقل کنند. برای دوام آوردن در دنیای رقابتی فعلی، شرکت‌­ها تلاش می­‌کنند با پروژه­‌های چابک خود زیرساخت­‌های خود را به‌روز کنند. تلاش برای به‌روزرسانی این نیاز را ایجاد می­‌کند تا برای مدیران شرکت­‌ها داشبوردها برای افزایش چابکی طراحی شود. این داشبورد پیشرفت پروژه‌­ها، تاثیر آن­‌ها بر کسب و کار و… را به‌صورت نمودار، تصویر، و گزارش­‌های تخصصی نمایش می‌­دهند.

داشبوردها هدف مشخص و واضحی دارند. این صفحات شاخص های کلیدی عملکرد، اعداد و نتایج اندازه­‌گیری­‌ها را به صورت ساده و قابل فهم به نمایش می­‌گذارند تا مدیران و سهامدارانی که اطلاعات فنی کمی دارند نیز بتوانند از این داده­‌ها به طور موثر استفاده کنند.

این قابلیت که مدیران می‌­توانند خیلی راحت­‌تر و سریع‌­تر به داده‌­های عملکرد سازمانی دسترسی داشته باشند و به راحتی عملکرد واقعی را با عملکرد پیش‌­بینی‌شده مقایسه کنند باعث می‌­شود داشبوردها از اهمیت بالایی برخوردار باشد. امروزه با پیشرفت‌­های دنیای نرم‌­افزار امکانات زیادی به داشبوردها اضافه شده است ازجمله به‌روزرسانی خودکار، تغییرات لحظه‌­ای داده‌­ها، سیستم‌­های رسم نمودار با قابلیت مقایسه و تغییر مقیاس و قابلیت‌­های بی‌شمار به تصویر کشیدن اطلاعات.
با این حال داشبوردهای هوشمند هم مانند هر تکنولوژی و پدیده دیگری در دنیا محدودیت و حتی معایبی نیز دارد. ممکن است یک داشبورد اطلاعات زیاد و بیش از حدی در خود داشته باشد که صرفا باعث سردرگمی بیشتر بشود.
این داشبوردها فقط توانایی نشان دادن کمی عملکرد را دارند.  برای مثال می­‌توانند کاهش تولید را مشخص کنند اما دلایل کاهش را مشخص نمی­‌کنند و کاربر همواره با این سوال مواجه می‌شود که چرا یکی از فاکتورهای کلیدی در سازمانش افت کرده است؟
تحقیقات اخیر نشان داده است بسیاری از مدیران هنوز نمی‌­توانند از تمام ظرفیت‌های داشبورد استفاده کنند. همچنین افراد رده بالا در صنعت نیز نمی‌­توانند بین گزارش‌های مالی، گزارش‌های جزئیات اتفاقات و یا گزارش‌هایی که از فاکتورهای کلیدی استخراج می­‌شوند تعادل برقرار کنند. این مسئله باعث می‌شود که به نتیجه درستی درباره نحوه مدیریت شرکت خود نرسند.
با اینکه امروزه وابستگی مدیران به داشبوردها به شدت افزایش یافته است، متوجه شده‌­ایم که اکثر مدیران هنوز اطلاعات لازم را برای تصمیم­‌گیری از این گزارش‌ها دریافت نمی­‌کنند. برای درک بهتر ارزش گزارش در روند تصمیم­‌گیری ما از ۲۵ شرکت فعال در زمینه­‌های مختلف ازجمله دارو، تکنولوژی، تولیدی و سلامت را مورد تحقیق قرار دادیم. تحقیقات نشان دادند با اینکه شرکت­‌ها به شدت به سیستم­‌های گزارش‌­ساز وابسته‌­اند، بیشترشان یعنی حدود سه چهارم این شرکت­‌ها معتقدند که داشبوردشان برخی ابزارهای ضروری برای تصمیم­‌گیری را ندارد.

 

تغییرات در داشبوردها

آقای کروز مدیر بخش آنالیز شرکت هانیوال در یک طرح آزمایشی برنامه‌­های داشبورد ساز را دوباره طراحی کرد و این بار برخی اطلاعات اصلی را که در پس­‌زمینه اطلاعات کلیدی تولید می­‌کنند در اختیار مدیران گذاشت. این تغییرات نتایج مثبتی داشتند از جمله اینکه با داشتن اطلاعات جزئی‌­تر مدیران بهتر شرایط را درک کردند و در نهایت شرایط مالی و آینده سازمان را با دقت پیش ­بینی کردند. به نظر می‌­رسد این برنامه با نمایش جزئیات بیشتر، برنامه‌­ای است که مدیران آن را می­‌پسندند.
 

ساخت داشبورد بهتر در هانیوال

هانیوال در پاسخ به مشکل یکی از کاربران سیستم جدیدی را توسعه داد. زمانی که صاحب یک پروژه متوجه اختلاف زیاد بین هزینه واقعی و هزینه پیش‌­بینی در برنامه خود شد، شرکت هانیوال پی برد که چون محاسبه دارایی کلی بسیار زمان‌بر است و در این برنامه به صورت مکرر به آن اشاره می­‌شود باید بخش مالی از سایر بخش‌­های گزارش‌­ساز جدا شود.
تلاش برای برطرف‌کردن این مشکل از بخش مالی شروع شد جایی که اولین‌­بار مشکل کشف شده بود. این اختلال باعث شده بود مدیران پروژه دارایی­‌های خود را یا بسیار کم در نظر بگیرند و یا بسیار زیاد، که در نهایت باعث ایجاد دو مشکل می‌شد.
اول اینکه پیش ­بینی‌­های بیشتر از حد مورد نیاز باعث می­‌شد سرمایه شرکت برای موارد غیرضروری مصرف شود و به برخی پروژه­‌های دیگر نرسد. پیش‌­بینی­‌های کمتر از واقعیت نیز باعث می­‌شدند در میانه کار احتیاج به درخواست بودجه مجدد پیش بیاید که باعث کاهش سرعت پروژه می­‌شود.
متخصصان و مهندسان داده شرکت هانیوال این توانایی را داشتند که یک صفحه گزارش را طوری بسازند که با شریک کردن تمام ذی­نفعان در برنامه، سیستم تصمیم­‌گیری قدرتمندی داشته باشد. با فراهم کردن یک بستر بین‌­المللی، در حال حاضر شرکت هانیوال صفحه گزارشی دارد که دسترسی کاربران به اطلاعاتی دقیق و به‌روز را فراهم می­‌کند.

 

مرحله طراحی داشبورد

برای برطرف کردن مشکل پیش­‌بینی هزینه تیم تولید تصمیم گرفت یک رابط کاربری جدید طراحی کند که به کاربر اجازه دهد به جزئیات اطلاعات ثبت‌شده یا پیش­ بینی‌شده در زمان سریع­‌تری  دسترسی داشته باشد. ایده پشت این تغییر این بود که در یک پروژه چابک نیازمندی‌ها و اولویت­‌ها به طور مداوم تغییر می‌­کنند به همین دلیل مدیر این پروژه‌­ها نیاز دارد هرچه سریع­‌تر از تغییرات شرایط پروژه و هزینه‌­ها باخبر شود.
گام اول در طراحی سیستم این بود که بررسی شود چه داده‌­هایی در شکل­‌گیری این اطلاعات نقش دارند و کاربران صفحه گزارش چقدر به این داده­‌ها دسترسی دارند. این اطلاعات از برخی منابع داخلی شرکت و برخی منابع خارجی شرکت تامین می­‌شوند که در نهایت در یک پایگاه داده ذخیره شده‌اند.
در مرحله بعد باید تصمیم‌گیری می­‌شد که چه فاکتورهایی در شرکت کلیدی هستند و بیشتر مورد توجه مدیر قرار دارند. این مرحله به ارتباط مستقیم با مدیران شرکت­‌ها نیاز داشت.

 

مهندسین داده و داشبورد

داده‌­های ورودی در یک انبار داده ذخیره می‌­شوند و سپس برای تولید نمایش تصویری باید محاسبات زیادی از جمله، جدول‌بندی، ارتباط دادن جدول‌­ها به یکدیگر و فیلترکردن اطلاعات انجام بشود. در پایان اطلاعات نهایی روی پایگاه داده ذخیره می­‌شوند. تمامی این وظایف برعهده مهندسین داده است.
 

رابط کاربری کاربرپسند داشبوردها

نمایش اطلاعات بسیار زیاد و پرجزییات قطعا سردرگم‌کننده است. به همین منظور لازم است تا هنگام طراحی کاربر توانایی­‌هایی مانند انتخاب فیلد مورد نظر را داشته باشد. در این صورت نمایش اطلاعات بسیار راحت­‌تر و بهتر انجام می­‌گیرد.
 

نتیجه نهایی

وظایف اصلی بخش محاسبات در یک سیستم گزارش‌­ساز کمک به تصمیم‌­گیری است به بیان ساده‌­تر وظایف این سیستم‌­ها این‌طور بیان می­‌شود.

نمایش داده­‌های مرتبط در بازه‌­های زمانی مشخص به منظور اینکه مدیر بداند سیستم تحت کنترلش چه وضعیتی دارد.

سناریو مطرح‌شده در این مقاله از چندین نظر به هدف خود رسید. همچنین تیم­‌های آنالیز برنامه را پس از ارائه آن مانیتور کردند و مشخص شد بیشتر مدیران پروژه به صورت مداوم وارد برنامه می‌­شوند و گزارش‌­ها را بررسی می­‌کنند که نشان از تاثیرگذار بودن سیستم جدید دارد.
در ادامه با گذشت زمان مشخص شد دقت پیش­‌بینی در پروژه­‌هایی که متوقف نمی­‌شوند بیشتر است.
همچنین یک نتیجه مهم دیگر این بود که با توجه به پیش‌­بینی‌­های انجام شده در برنامه، میزان بودجه اولیه بسیاری از پروژه‌­ها کاهش یافت و درخواست‌های افزایش بودجه نیز در زمان مناسب اعلام می­‌شدند که به صورت همزمان باعث کاهش هزینه و افزایش سرعت پروژه شد.
با داشتن اطلاعات به‌روز و دقیق، انعطاف‌پذیری و چابکی پروژه­‌ها به شدت افزایش می­‌یابد که در دنیای امروز تجارت بسیار مهم است.
داشبورد یک برنامه ضروری است که مدیران پروژه را در خصوص پروژه آگاه می‌کند. شاید هنوز بسیاری از مدیران معتقد باشند که این برنامه­‌ها تمام ابزارهای لازم را فراهم نمی­‌کنند اما باید در نظر گرفت سپردن کارهای بسیار حیاتی بدون داشتن منابع عظیم اطلاعاتی به یک سیستم رایانه­‌ای ممکن نیست.


تاریخ ثبت : ۱۴۰۰/۶/۲